Dalam melaksanakan tugas, fakultas menyelenggarakan fungsi:
- Pelaksanaan dan pengembangan pendidikan di lingkungan fakultas.
- Pelaksanaan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan/atau olahraga.
- Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat
- Pelaksanaan pembinaan sivitas akademika
- Pelaksanaan urusan tata usaha
Fakultas terdiri atas senat fakultas, dekan, wakil dekan, BAPEM, Kepala Tata Usaha, PUMC, Operator, Staf, Ketua Jurusan/Program Studi, Sekretaris Jurusan/Program Studi dan gugus kendali mutu. Uraian tugas masing-masing bagian dijabarkan berdasarkan SOP (standar operasional prosedur) Nomor 1/SOP-UMMY/2015 tanggal 1 April 2015
Senat Fakultas
Senat fakultas memiliki fungsi pertimbangan dan pengawasan akademik. Fungsi tersebut dijabarkan secara lengkap dalam Peraturan Senat Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Mahaputra Muhammad Yamin Nomor 02 Tahun 2014. Dalam melaksanakan fungsi tersebut, Senat Fakultas mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut:
- Memberikan pertimbangan terhadap norma akademik yang diusulkan oleh Dekan
- Memberikan pertimbangan terhadap kode etik sivitas akademika yang diusulkan oleh Dekan
- Mengawasi penerapan norma akademik dan kode etik sivitas akademika;
- Memberikan pertimbangan terhadap ketentuan akademik yang disusun oleh Dekan mengenai hal-hal sebagai berikut:
- Kurikulum program studi;
- Persyaratan akademik untuk pemberian gelar akademik; dan
- Persyaratan akademik untuk pemberian penghargaan akademik.
- Mengawasi kebijakan akademik Dekan;
- Mengawasi pelaksanaan kebijakan akademik Dekan;
- Mengawasi penerapan ketentuan akademik sebagaimana dimaksud pada nomor 4;
- Mengawasi pelaksanaan penjaminan mutu di fakultas yang mengacu pada Standar Nasional Pendidikan;
- Mengawasi dan mengevaluasi pencapaian proses pembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat dengan mengacu pada tolok ukur yang ditetapkan dalam rencana strategis, dan menyarankan usulan perbaikan kepada dekan;
- Mengawasi pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan;
- Mengawasi pelaksanaan tata tertib akademik;
- Mengawasi pelaksanaan kebijakan penilaian kinerja dosen;
- Memberikan pertimbangan kepada Dekan dalam pengusulan kenaikan pangkat dosen, setelah mendapat persetujuan Jurusan;
- Memberikan pertimbangan kepada Dekan dalam pengangkatan wakil Dekan; dan
- Merekomendasikan sanksi terhadap pelanggaran norma, etika, dan peraturan akademik yang dilakukan oleh sivitas akademika kepada Dekan
Dekan
Tugas pokok dekan:
- Sebagai pimpinan fakultas dengan tugas penyelenggara pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat.
- Membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, administrasi fakultas
- Bertanggung jawab kepada rektor
Uraian tugas dekan:
- Merumuskan kebijaksanaan dengan persetujuan senat fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Merumuskan saran yang hendak dicapai dalam penyelenggaraan/pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi
- Menyusun rencana dan program kerja fakultas sebagai pedoman pelaksanaan tugas
- Memberi arahan kepada bawahan langsung sesuai dengan bidang tugasnya
- Memberi arahan kepada bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas
- Mengkoordinasi pelaksanaan tugas-tugas bawahan agar terjalin kerjasama yang baik
- Membina bawahan untuk meningkatkan kemampuan dan disiplin
- Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar pelaksanaannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku
- Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan untuk mengetahui permasalahan dan penanggulangannya
- Menilai prestasi kerja bawahan dalam rangka pembinaan karir
- Menetapkan kebijaksanaan operasional dalam rangka pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi.
- Menjalin dan membina kerja sama dengan instansi/lembaga badan swasta dan masyarakat
- Membina dosen, mahasiswa, tenaga administrasi fakultas untuk meningkatkan kemampuannya.
- Memberikan pelayanan terhadap lembaga/instansi dan masyarakat dalam bidang tugasnya
- Menelaah peraturan perundang-undangan yang relevan dengan tugasnya untuk penjabaran dalam pelaksanaannya
- Menyusun laporan fakultas sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas pada tiap waktu yang ditentukan
- Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
Kepala Sub Bagian Umum
- Kepala Tata Usaha/Kepala Sub Bagian Umum merupakan unit pelaksana administrasi di Fakultas
- Kepala Tata Usaha/Kepala Sub Bagian Umum bertugas membantu Dekan dan Wakil Dekan dalam pelaksanaan tugas-tugas administrasi dan kegiatan Tridharma Perguruan Tinggi di Fakultas
- Kepala Tata Usaha/Kepala Sub Bagian Umum mempunyai fungsi :
- Mengkoordinasi tugas –tugas yang diberikan oleh pimpinan.
- Memonitor pekerjaan staf administrasi dan tenaga harian.
- Membuat konsep surat dinas dan/atau mengetik konsep surat pimpinan.
- Mengelola surat-surat yang masuk dan keluar.
- Memonitor dan merekap kegiatan tridharma perguruan tinggi di tingkat fakultas.
- Membantu secara administratif pelaksanaan penelitian dosen, dosen dengan mahasiswa, dan mahasiswa.
- Membantu proses penyelenggaraan UTS, UAS, Seminar Proposal, Seminar Hasil Penelitian, Ujian Komprehensif, Magang/PLK, field study, serta Pertemuan Ilmiah lainnya.
- Menghadiri rapat-rapat khususnya yang berkaitan dengan masalah-masalah administrasi.
- Mempersiapkan rapat–rapat/pertemuan pimpinan dan rapat dengan tamu-tamu.
- Menginventarisasi semua perlengkapan yang ada.
- Membantu fakultas dalam menyusun anggaran tahunan fakultas.
- Mengatur jadwal rapat pimpinan.
- Menyusun notulen rapat pimpinan dan menyebarluaskan.
- Mengarsipkan semua surat-surat dan dokumen kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
PUMC
Uraian tugas PUMC
- Pemegang Uang Masuk Cabang (PUMC) merupakan unit pengelola keuangan di fakultas
- Tugas PUMC menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan
- Fungsi PUMC meliputi:
- Menyusun dan mengajukan rencana anggaran setiap kegiatan fakultas.
- Membuat laporan keuangan dengan melampirkan tanda bukti penggunaan keuangan setiap pelaksanaan kegiatan di Fakultas.
- Mengelola kas kecil Fakultas.
- Memberikan laporan kepada Dekan di setiap kegiatan.
Operator PDDIKTI
- Staf operator berkedudukan di Fakultas
- Staf operator bertugas menjalankan segala urusan administrasi akademik di tingkat fakultas, jurusan, dan program studi secara terprogram
- Staf Operator memiliki fungsi sebagai berikut:
- Menginput jadwal kuliah, jadwal ujian tengah semester, dan jadwal ujian akhir semester setiap semester.
- Membantu permasalahan teknis dalam penginputan Kartu Rencana Studi.
- Menginput semua nilai UAS setiap mahasiswa menurut mata kuliah.
- Menerbitkan Kartu Ujian dan absensi perkuliahan mahasiswa setiap semester.
- Menyampaikan Kartu Ujian dan Kartu Hasil Studi mahasiswa kepada Ketua Jurusan melalui sekretaris jurusan untuk memeriksa kebenarannya sebelum disahkan oleh Ketua Jurusan.
- Mengarsipkan dengan baik dan teratur semua data operator.
- Melaporkan jumlah mahasiswa aktif, berhenti studi sementara, transfer, non-aktif, dan lulus setiap semesternya ke fakultas dan jurusan.
- Melakukan sinkronisasi data akademik fakultas, jurusan, dan program studi ke Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDDIKTI)
- Melaporkan kepada Dekan setiap temuan kegiatan di bidang operator.
Ketua Jurusan/Program Studi
Ketua Jurusan/Program Studi menjalankan tugas sebagai berikut:
- Memimpin secara operasional kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi
- Menjadi fasilitator antara dosen dengan fakultas, universitas dan mahasiswa
- Mengelola pelaksanaan penelitian jurusan
- Mengembangkan kerjasama penelitian dengan berbagai stakeholderseksternal menyelenggarakan seminar-seminar hasil penelitian
- Mengelola pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat
- Menjalin kerjasama dengan stakeholderseksternal dalam pengabdian pada masyarakat
- Mengelola jurnal ilmiah jurusan
- Menjalin kerjasama antar perguruan tinggi dalam penerbitan jurnal
- Mengkoordinasikan diskusi ilmiah rutin dosen di tingkat jurusan
- Membimbing usulan proposal skripsi mahasiswa
- Membimbing kegiatan minat dan bakat mahasiswa
- Membantu pembimbingan praktikum mahasiswa
- Mengelola pelaksanaan aktivitas laboratorium jurusan
- Mengembangkan laboratorium jurusan
- Mengkoordinasi praktikum mahasiswa
- Mengelola sumber-sumber daya untuk kesejahteraan dosen
- Mengelola dana taktis jurusan
- Mengelola pustaka jurusan
Di bawah ketua jurusan/program studi terdapat Kelompok Jabatan Fungsional Dosen. Dalam penyelenggaraan program studi, Rektor dapat menunjuk seorang dosen sebagai koordinator. Kelompok jabatan fungsional dosen merupakan kelompok pendidik profesional dan ilmuan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, dan teknologi melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Dosen bertanggung jawab kepada Dekan melalui Ketua Jurusan/Ketua Prodi.
Laboratorium merupakan perangkat penunjang pelaksanaan pendidikan pada jurusan di lingkungan fakultas. Laboratorium dipimpin oleh kepala laboratorium yang keahliannya telah memenuhi persyaratan tertentu.
Penjaminan Mutu
Dalam rangka menjamin mutu akademik, maka di tingkat fakultas ada Badan Penjaminan Mutu (BAPEM) dan tingkat program studi ada Gugus Kendali Mutu (GKM). Badan ini dibentuk berdasarkan Buku Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Mahaputra Muhammad Yamin Tahun 2015-2019 yang disahkan tanggal 1 November 2015.
BAPEM melaksanakan tugas:
- Membuat turunan dari Kebijakan Mutu Internal universitas menjadi Kebijakan Mutu Internal fakultas, dari Standar Mutu Internal universitas menjadi Standar Mutu Internal fakultas, dari Manual Mutu universitas menjadi Manual Mutu fakultas.
- Membuat Prosedur Mutu yang berlaku di lingkungan fakultas.
- Membuat formulir layanan administrasi akademik, administrasi dan keuangan, kemahasiswaan, sarana dan prasarana.
- Sosialisasi sistem penjaminan mutu kepada sivitas akademika dalam lingkungan
- Pelatihan dan konsultasi kepada GKM dan sivitas akademika fakultas tentang pelaksanaan penjaminan mutu;
- Membahas dan menindaklanjuti PTK pada program studi dan fakultas.
- Pendampingan akreditasi program studi D3/S1
- Mengkoordinasikan hasil evaluasi proses pembelajaran dengan GKM
Kepala Labor Microteaching
- Menyusun rencana pengembangan laboratorium microteaching
- Menyusun jadwal pemakaian laboratorium microteaching
- Memantau kondisi dan bahan ajar yang ada di labor microteaching
- Melaksanakan kegiatan laboratorium untuk kepentingan pendidikan, penelitian, dan praktek